KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Makalah Ini Disusun Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah
Teori Organisasi Umum 2
Dosen,
Lista Kuspriatni
Disusun Oleh:
Bagas Priambodo
Gilang Ilsan Tama Lubis
Jossy Ade Candra
Julius Agung
Mohammad Candra
Roby Yuliardi
SISTEM INFORMASI
UNIVERSITAS GUNADARMA
A. Pendahuluan
Manajemen sering
mempunyai masalah tidak efektifnya komunikasi. Padahal komunikasi yang efektif
adalah penting bagi para manajer, paling tidak untuk dua alasan.
Alasan-alasannya yaitu sebagai berikut :
1.
Komunikasi
adalah proses melalui mana fungsi-fungsi manajemen perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan dapat dicapai.
2.
Komunikasi
adalah kegiatan untuk mana para manajer mencurahkan sebagian besar proporsi
waktu mereka.
Proses komunikasi memungkinkan
manajer untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Informasi harus di komunikasikan
kepara para manajer agar mereka mempunyai dasar perencanaan, rencana-rencana
harus dikomunikasikan kepada pihak lain agar dilaksanakan. Pengorganisasian
memerlukan komunikasi dengan bawahan tentang penugasan jabatan mereka.
Pengaraha mengharuskan untuk berkomunikasi dengan bawahannya agar tujuan
kelompok dapat dicapai. Komunikasi tertulis dan lisan adalah bagian esensi
pengawasan. Jadi, manjaer dapat melaksanakan fungsi-fungsi manajemen mereka
hanya melalui interaksi dan komunikasi dengan pihak lain.
B. Pembahasan
1. Pengertian dan Arti Penting Komunikasi
Komunikasi bukan
merupakan bagian penting dari pebendaharaan kata manajemen sampai akhir tahun
1940an dan permulaan 1950-an. Tetapi, sejalan dengan organisasi menjadi semakin
“sadar manusia’ dalam pendekatan hubungan para ahli perilaku mulai menerapkan
penelitian-penelitian mereka pada organisasi, komunikasi bagaimanapun juga
tetap merupakan peralatan ( tool) manajemen yang dirancang untuk tujuan dan
tidak dinilai dasar hasil akhir dalam komunikasi itu sendiri.
Komunikasi adalah
proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi seseorang ke
orang lain. Perpindahan pengertian tersebut melibatkan lebih dari sekedar
kata-kata yang di gunakan dalam percakapan, tetapi juga ekspresi wajah,
intotani, titik putus vocal dan sebagainya. Dan perpindahan yang efektif memerlukan
tidak hanya transmisi data, tetapi bahwa seseorang mengirimkan berita dan menerimanya
sangat tergantung pada keterampilan-keterampilan tertentu ( membaca, menulis,
mendengar, berbicara dan lain lain) untuk membuat sukses pertukaran informasi.
Komunikasi, sebagai
suatu proses dengan mana orang orang bermaksud memberikan pengertian-pengertian
melalui pengiringan berita secara simbolis, dapat menghubungkan para anggota
berbagai satuan organisasi yang berbeda dan bidang yang berbeda pula, sehingga sering
disebut rantai pertukaran informasi. Konsep ini mempunyai unsur-unsur :
·
suatu
kegiatan untuk membuat seseorang mengerti
·
suatu
sarana pengaliran informasi
·
suatu
system bagi terjalinnya komunikasi di antara individu-individu
Pandangan tradisional
tentang komunikasi telah banyak diubah oleh perkembangan teknologi, yaitu bahwa
komunikasi tidak hanya terjadi antara dua atau lebih individu, tetapi mencakup
juga komunikasi antara orang orange dan mesin-mesin, dan bahkan antara mesin
dengan mesin lainnya.
2 . Jenis dan Proses Komunikasi
Sistem komunikasi
organisasi mencerminkan berbagai macam individu dengan latar belakang,
pendidikan, kepercayaan, kebudayaan, keadaan jiwa, dan bahkan kebutuhan yang
berbeda beda. Tetapi bila individu individu dalam organisasi berkomunikasi, apa
yang di perbuat? Dan berikut inilah akan dibahas model komunikasi agar dapat
dipahami mengapa komunikasi sering gagal dan kegiatan kegiatan yang perlu
diambil manajer untuk meningkatkan efektifitas komunikasi.
·
Model
Komunikasi Antar Pribadi
Model proses
komunikasi yang paling sederhana adalah sebagai berikut
Pengirim---Ã Berita---Ã Penerima
Model ini menunjukkan
3 unsur esensi komunikasi. Bila salah satu unsur hilang, maka komunikasi tidak
dapat berlangsung. Sebagai contoh nya , seseorang dapat mengirimkan berita,
tetapi apabila tidak ada yang menerima atau mendengarkannnya , maka komunikasi
tidak akan terjadi.
Sumber (source).
Sumber atau pengirim berita memainkan langkah pertama dalam proses komunikasi.
Sumber mengendalikan berita yang dikirim, susunan yang digunakan, dan sering
saluran melalui mana berita dikirimkan.
Pengubahan berita ke
dalam kode/sandi (encoding). Langkah kedua ini – encoding the message –
mengubah berita ke dalam bentuk symbol symbol verbal atau nonverbal yang mampu
memindahkan pengertian, seperti kata kata pencakapan atau tulisan,
angka,gerakan, ataupun kegiatan.
Dari beberapa symbol
yang tersedia, pengirim berita menyeleksi salah satu yang akan dapat memenuhi
kebutuhan khusus. Pengirim berita seharusnya tidak hanya memikirkan apa yang
akan dikatakan aka tetapi juga bagaimana hal itu akan disajikan agar pengaruh
yang di inginkan dari penerima terpenuhi.
Pengiriman berita
(transmitting the message). Langkah ketiga mencerminkan pilihan komunikator
terhadap media atau “saluran distribusi”. Komunikasi lisan mungkin disampaikan
melalui berbagai saluran, seperti telephone, mesin pendikte, orang atau
videotape.
Manfaat komunikasi
lisan, orang per orang, adalah untuk berinteraksi antara sumber dan penerima,
memungkinkan komunikasi nonverbal (gerakan tubuh, intonasi suara, dan lain
lain), di sampaikannya berita secara cepat, dan memungkinkan umpan balik
diperoleh segera.
Sedangkan komunikasi
tertulis dapat disampaikan melalui saluran saluran seperti
memo,surat,laporan,catatan,bulletin dewan direktur, manual perusahaan, dan
surat kabar. Komunikasi tulisan mempunyai manfaat dalam hal penyediaan laporan
adatu dokumen untuk kepentingan di waktu mendatang.
Penerimaan Berita.
Langkah keempat adalah penerimaan berita oleh pihak pertama. Pada dasarnya,
orang orang menerima berita melalui ke lima panca indera mereka-
penglihatan,pendengaran,pengecap,perabaan dan penciuman.
Pengartian atau
penterjemahan kembali berita (decoding). Langkah kelima proses komunikasi
adalah decoding. Hal ini menyangkut pengartian symbol symbol oleh penerima.
Proses ini dipengaruhi oleh latar belakang kebudayaan, pendidikan, lingkungan,
praduga, dan gangguan di sekitarnya.
Umpan
balik(feedback). Setelah berita diterima dan diterjemahkan, penerima mungkin
menyampaikan berita balasan yang ditujukan kepada pengirim mula mula atau orang
lain. Jadi, komunikasi adalah proses berkesinambungan dan tak pernah berakhir.
3 . Komunikasi Efektif
Saluran komunikasi
formal biasanya mempengaruhi efektifitas komunikasi dalam dua cara. Pertama,
liputan saluran formal semakin melebar sesuai perkembangan dan pertumbuhan
organisasi. Sebagai contoh, komunikasi efektif biasanya semakin sulit dicapai
dalam organisasi yang besar dengan cabang cabang yang menyebar. Kedua, saluran
komunikasi formal dapat menghambat aliran informasi tingkat tingkat organisasi.
Sebagai contoh, karyawan lini akan selalu mengkomunikasikan masalah masalah pada
mandor mereka dan bukan pada manajer pabrik. Keterbatasan ini mempunyai
kebaikan (seperti menghindarkan manajer atas dari kebanjiran informasi), tetapi
juga mempunyai kelemahan (seperti menghindarkan manajer atas dari informasi
yang seharusnya mereka peroleh).
Struktur wewenang
organisasi mempunyai pengaruh yang sama terhadap efektifitas organisasi
mempunyai pengaruh yang sama terhadap efektifitas organisasi. Perbedaan
kekuasaan dan kedudukan (status) dalam organisasi akan menentukan pihak pihak
yang berkomunikasi dengan seseorang serta isi dan ketepatan komunikasi. Sebagai
contoh, percakapan anatara direktur perusahaan dengan karyawan akan dibatasi
formalitas kesopanan, sehingga tidak ada pihak yang berkehendak untuk
mengatakan sesuatu yang penting.
Komunikasi juga
seringkali tidak efektif dengan adanya kekuatan kekuatan dari luar yang
menghambatnya. Berikut ini adalah hambatan hambatan terhadap komunikasi yang
efektif tersebut.
1.
Hambatan
organisasional
Hambatan
organisasional terbagi menjadi 3 yaitu: tingkatan hirarki, wewenang manajerial,
dan spesialisasi.
Tingkatan
hirarki. Bila suatu organisasi tumbuh, strukturnya berkembang, akan menimbulkan
berbagai masalah komunikasi. Karena berita harus melalui tingkatan (jenjang)
tambahan, memerlukan waktu yang lebih lama untuk mencapai tempat tujuan dan
cenderung menjadi berkurang ketepatannya.
Wewenang
Manajerial. Tanpa wewenang untuk membuat keputusan tidak mungkin manajer dapat
mencapai tujuan dengan efektif. Tetapi di lain pihak, pada kenyataannya bahwa
seseorang yang mengendalikan orang lain juga menimbulkan hambatan hambatan
terhadap komunikasi.
Spesialisasi.
Meskipun spesialisasi adalah prinsip dasar organisasi, tetapi juga menciptakan
masalah masalah komunikasi, dimana hal ini cenderung memisahkan orang orang
bahkan bila mereka bekerja saling berdekatan.
2.
Hambatan
hambatan antar pribadi
Manajer
masih akan menghadapi kemungkinan bahwa berita berita yanf mereka kirim akan
berubah atau menyimpang, bahkan bila hambatan hambatan komunikasi
organisasional tidak ada. Manajer perlu memperhatikan hambatan hambatan antar
pribadi seperti:
Persepsi
selektif. Persepsi adalah suatu proses yang menyeluruh dengan mana seseorang
menseleksi, mengorganisasikan, dan mengartikan segala sesuatu di lingkungannya.
Segera setelah seseorang menerima sesuatu, akan mengorganisasikan menjadi
berbagai tipe informasi yang berarti.
Status
komunikator. Hambatan utama komunikasi lainnya adalah kecenderungan untuk
menilai, mempertimbangkan dan membentuk pendapat atas dasar karakteristik
karakteristik pengirim (sumber),
Terutama
kredibilitas-nya. Kredibilitas didasarkan “keahlian” seseorang dalam bidang
yang sedang dikomunikasikan dan tingkat kepercayaan seseorang bahwa orang
tersebut akan mengkomunikasikan kebenaran.
Keadaan
membela diri. Perasaan membela diri pada pengirim, penerima berita atau
keduanya juga menimbulkan hambatan hambatan komunikasi.Keadaan membela diri
seseorang mengakibatkan ekspresi wajah,gerakan tubuh, dan pembicaraan tertentu,
dan sebaliknya meningkatkan tingkat pembelaan di pihak lain. Jadi akan timbul
rantai reaksi defensif.
Pendengaran
lemah. Manajer perlu belajar mendengar secara efektif agar mampu mengatasi
hambatan ini.
Ketidaktepatan
penggunaan bahasa. Salah satu kesalah terbesar yang di buat dalam komunikasi
adalah anggapan bahwa pengertian terletak dalam kata kata yang digunakan.
Karena berbagai
hambatan organisasional dan antar pribadi, komunikasi efektif tidak dapat
dibiarkan begitu saja. Manajer harus memainkan peranan penting dalam proses
komunikasi, di mana hanya dengan cara itu kemudian dapat diambil langkah
langkah untuk meningkatkan efektivitas komunikasi.
Berikut cara cara
mengatasi hambatan tersebut
1.
Penggunaan
umpan balik
Peralata penting
pengembangan komunikasi lainya adalah penggunaan umpan balik berita berita yang
di kirim. Komunikasi dua arah ini memungkinkan proses komunikasi berjalan lebih
efektif.
2.
Menjadi
komunikator yang lebih efektif
Teknik teknik komunikasi
yang jelek mengganggu banyak manajer, seperti halnya mengganggu hubungan mereka
dengan para bawahannya di luar
pekerjaan. Oleh karena itu latihan latihan dalam penulisan dan penyampaian
berita secara lisa perlu dilakukan untuk meningkatkan pemahaman akan symbol
symbol, penggunaan bahasa, pengutaraan yang tepat dan kepekaan terhadap latar
belakang penerima berita.
3.
Pedoman
komunikasi yang baik
American Management
Associations (AMA) telah menyusun sejumlah prinsip prinsip komunikasi yang
disebut “The Ten Commandments of Good Communication” sepuluh pedoman ini
disusun untuk meningkatkan efektifitas komunikasi.
isinya adalah:
i)
Cari
gagasan gagasan terlebih dahulu sebelum dikomunikasikan.
ii)
Teliti
tujuan sebenarnya terjadi komunikasi
iii)
Pertimbangkan
keadaan phisik dan manusia keseluruhan kapan saja komunikasi akan dilakukan
iv)
Konsultasikan
dengan pihak pihak lain, bila perlu, dalam perencanaan komunikasi.
v)
Perhatikan
tekanan nada dan ekspresi lainnya sesuai isi dasar berita selama berkomunikasi.
vi)
Ambil
kesempatan, bila timbul, untuk mendapatkan segala sesatu yang membantu atau
umpan bali.
vii) Ikuti lebih lanjut komunikasi yang telah
dilanjutkan
viii)
Perhatikan
konsistensi komunikasi.
ix)
Tindakan
atau perbuatan harus mendorong komunikasi
x)
Jadilah
pendengar yang baik, komunikasi tidak hanya untuk dimengerti, tetapi untuk
mengerti.
4 . Implikasi Manajerial
Kata Implikasi
berarti akibat. Kata Implikasi sendiri dapat mengacu ke beberapa aspek dan
salah satunya yang dibahas saat ini adalah manajerial
Dalam manajerial /
manajemen implikasi terbagi menjadi 2 yaitu :
1. Implikasi
prosedural meliputi tata cara analisis, pilihan representasi, perencanaan kerja
dan formulasi kebijakan
2. implikasi
kebijakan meliputi sifat substantif, perkiraan ke depan dan perumusan tindakan.
Secara garis besar,
implikasi manajerial memiliki arti proses pengambilan keputusan partisipatif
dalam organisasi manajerial yang baik.
Implikasi manajerial
Komunikasi
Komunikasi memiliki
peran yang penting dalam system manajerial, seperti contoh nya untuk merumuskan
beberapa hal, manajer harus melakukan komunikasi dengan bawahan bawahan nya
agar memperoleh suatu keputusan yang paling baik.
C. Penutup
Sebagai makhluk
sosial, tentunya komunikasi memang sangat penting bagi kita. Karena di dalam
kehidupan, kita selalu saling membutuhkan satu sama lain. Dan dengan komunikasi
kita bias saling memenuhi kebutuhan itu, tentunya begitu pula peran komunikasi
dalam organisasi. Manajer / atasan pun juga butuh berkomunikasi dengan
bawahannya untuk memperoleh informasi guna mengambil keputusan, begitu pula
dengan bawahan juga butuh berkomunikasi dengan atasannya untuk mengetahui apa
yang perlu mereka lakukan.
D. Daftar Pustaka
Hani Handoko,
Dasar-dasar Manajemen Produksi dan
Operasi,
BPFE – Yogyakarta,
1984.
-------, Manajemen
Personalia dan Sumberdaya Manusia, Penerbit
Liberty, 1985.
William H.Newman,
Administrative Action : The Techniques of Organization and Management, Prentice
– Hall, Inc., New York,
1951.
William H.Newman, E.
Kirby Warren & Jerome E.Schne, The Process of Management : Strategy, Action
, Result, edisi kelima,
Prentice-Hall, Inc.,
New York, 1982.
William F.Glueck,
Management, The Dryden Press, Hinsdale, Illinois,
1977.
Bagaimana komunikasi yang efektif apabila lawan bicara tidak dapat merespon dengan baik?
ReplyDelete