Pengertian Administrasi dalam Arti Sempit
Administrasi dalam arti sempit berkisar pada berbagai kegiatan kettaushaan. Kegiatan-kegiatan ketatausahaan merupakan bagian yang sangat penting dari kegiatan organisasi terutama karena kegiatan tersebut menyangkut penangnan informasi yang dikatakan berperan sebagai ” darah ” bagi suatu organisasi. Dalam pengertian yang demikian administrasi biasanya hanya dikaitkan dengan kegiatan-kegiatan ktatausahaan yang mencakup korespondensi, kesekretariatan, penyusunan laporan dan kearsipan.(Siagian,2001:267)
Definisi Administrasi dalam Arti Luas
Administrasi dalam arti luas berarti keseluruhan proses penyelenggaraan kegiatan-kegiatan yang didasarkan pada rasional tertentu oleh dua orang atau lebih dalam rangka pencapaian sutu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya dengan menggunakan sarana dan prasarna tertentu pula.(Siagian,2001:267)
Apabila definisi administrasi secara luas itu disimak dengan benar, akan terlihat bahwa administrasi dalam merupakan salah satu komponen dari administrasi dalam arti luas.
Ruang Lingkup Administrasi
Ruang Lingkup tugas administrasi pada kantor ini dapat dikatakan tugas pelayanan disekitar keterangan-keterangan yang berwujud (Gie, 2007:16) yaitu :
- Menghimpun
Yaitu : kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan. - Mencatat
Yaitu : kegiatan yang mebubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperluka sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan - Mengelola
Yaitu : bermacam-macam kagiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang berguna. - Mengirim
Yaitu : kegiatan yang menyimpan dengan berbagi cara dan alat dari satu pihak kepihak lain. - Menyimpan
Yaitu : kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.
Ruang lingkup diatas termasuk keterangan atau informasi. Yang dimaksud dengan keterangan atau informasi ialah pengetahuan tentang suatu hal atau peristiwa yang diperoleh terutam melalui pembacaan atau pengamatan.
Dewasa ini, informasi dapat berupa : surat, panggilan telepon, pesanan, faktur dan laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis. Semuanya diterima, direkam (direcord), diatur, disebarkan dan dilindungi agar tugas kantor dapat terlaksana dengan efisien dan efektif.
Dibagian Umum memiliki ruang lingkup tugas administrasi seperti :
- Mengagendakan surat masuk dan surat keluar.
- Mengarsip surat masuk dan surat keluar.
- Mengentri data surat masuk dan surat keluar kedalam komputer
- Memfilekan surat masuk dan surat keluar.
- Mencatat dan mengetik surat-surat ke buku agenda surat masuk dan keluar.
- Mendistribusikan surat masuk dan surat keluar.
Fungsi Administrasi
Pada dasarnya fungsi administrasi dan fungsi manajemen adalah sama perbedanya dimana fungsi administrasi adalah untuk menentukan tujuan organisasi dan merumuskan kebijaksanaan umum, sedangkan manajemen bersifat melaksanakan kegitan yang perlu dilaksanakan dalam rangka pencapian tujuan dalam batas-batas kebijaksanaan yang dirumuskan.
Dalam proses pelaksanaan ini, administrasi mempunyai tugas-tugas tertentu yang harus dilakukan sendiri dan tugas-tugas itulah yang biasanya disebut sebagai fungsi-fungsi administrasi antara lain :
- Planning (Perencanaan)
Perencanaan adalah suatu rincian yang merupakan organisasi yang besar didalamnya ada penyusunan dan perumusan rencana diserahkan kepada sekelompok staf perencana, akan tetapi penetapannya merupakan tugas dan tanggung jawab manajemen. (Daft, 2006:8) - Organizing (Pengorganisasian)
Pengorganisasian adalah suatu kegiatan yang menyangkut tipe-tipe struktur organisasi dan prinsip-prinsipnya, sejarah organisasi, gaya manajerial yang tepat digunakan, sifat dan jenis dari berbagai bentuk kegiatan yang harus dilaksanakan. (Daft, 2006:9). - Leading (Kepemimpinan)
Kepemimpinan merupakan fungsi manajemen yang melibatkan penggunaan pengaruh untuk memotivasi karyawan meraih sasaran organisasi. (Daft, 2006:10) - Controlling (Pengendalian)
Pengendalian adalah fungsi keempat yang mempunyai arti memantau aktifitas karyawan, menjaga organisasi agar tetap berjalan ke arah pencapaian sasaran, dan membuat koreksi bila diperlukan. (Daft, 2006:11)
Fungsi yang dijalankan pada administrasi kantor tersebut sangat mendekati dengan fungsi-fungsi dalam teori sebelumnya. Hal ini dapat dilihat dari, adanya pengelolaan surat menyurat yang merupakan petunjuk pelaksanaan sumber daya yang ada pada karyawan sehari-hari adanya struktur organisasi dan pembagian tugas, motivasi, pelatihan dan pengembangan karyawan dan sebagainya.
Tujuan Administrasi
Didalam administrasi terdapat tujuan yang dapat merupakan beberapa hal yaitu :
a. Tujuan Jangka Panjang
Didalam tujuan jangka panjang ini terdapat beberapa ciri-ciri yang diterapkan antara lain :
- Bersifat Idealistik
- Bentuknya relatif abstrak
- Kualifikasinya ialah tidak terbatas
Sesungguhnya tujuan jangka panjang tidak ditentukan oleh para anggota organisasi yang bergabung kemudian, melainkan oleh para pelopor atau pendiri organisasi yang bersangkutan.
Peranan Administrasi
Pada hakikatnya perkembangan berbagai cabang ilmu pengetahuan terjadi sebagai tanggapan terhadap dinamika manusia. Pemahaman yang tepat tentang perkembangan ilmu pengetahuan dan tekhnologi dan membenarkan pendapat tersebut. Peranan utama sistem administrasi adalah untuk membantu memudahkan pelaksanaan tugas pekerjaan pokok lainnya.Pada dasarnya sistem administrasi memiliki peranan yang sangat penting bagi perusahaan, karena dapat membantu perusahaan dalam memberikan data/informasi yang diperlukan oleh pimpinan perusahaan dan memudahkan pimpinan dalam mengambil keputusan dalam pelaksanaan tugas selanjutnya.
Administrasi adalah proses penyelenggaraan kerja yang dilakukan bersama-sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Administrasi, baik dalam pengertian luas maupun sempit di dalam penyelenggaraannya diwujudkan melalui fungsi-fungsi manajemen, yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan. Administrasi adalah segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerja sama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu.
Maintenance adalah suatu kegiatan yang dilakukan secara berulang-ulang dengan tujuan agar peralatan selalu memiliki kondisi yang sama dengan keadaan awalnya. Maintenance atau pemeliharaan juga dilakukan untuk menjaga agar peralatan tetap berada dalam kondisi yang dapat diterima oleh penggunanya.(Lindley R. Higgis dan R. Keith Mobley (Maintenance Engineering Handbook, Sixth Edition, McGraw-Hill, 2002))
Manajemen berasal dari bahasa latin yaitu asal kata “manus” yang berarti tangan dan “agere” yang berarti melakukan. Kedua kata itu digabung membentuk kata kerja “managere” yang berarti menangani. “Managere” diterjemahkan ke dalam bahasa Inggris menjadi “manage”, dan diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia menjadi “manajemen” atau pengelolaan.
Audit adalah evaluasi terhadap suatu organisasi, sistem, proses, atau produk. Audit teknologi informasi adalah bentuk pengawasan dan pengendalian dari infrastruktur teknologi informasi secara menyeluruh. Istilah lain dari audit teknologi informasi adalah audit komputer yang banyak dipakai untuk menentukan apakah aset sistem informasi perusahaan itu telah bekerja secara efektif, dan integratif dalam mencapai target organisasinya. Audit dilaksanakan oleh pihak yang kompeten, objektif, dan tidak memihak, yang disebut auditor. Tujuannya adalah untuk melakukan verifikasi bahwa subjek dari audit telah diselesaikan atau berjalan sesuai dengan standar, regulasi, dan praktik yang telah disetujui dan diterima.
Profesi di bidang Administration dan Maintenance yaitu seperti Database Administrator, System Administrator, Network Administrator, IT Administrator dan Network Engineer.
Sertifikasi yang diberikan sebagai bentuk pengakuan profesionalitas di bidang Administration dan Maintenance, yaitu Oracle Certified DBA Associate, Oracle Certified DBA Professional, Oracle9iAS Web Administrator, Microsoft Certified DBA, Cisco Certified Network Associate (CCNA), CompTIA Network+, Master CIW Administrator, WOW Certified Web Administrator Apprentice (CWAA), System Administration Guild (SAGE).
Institusi yang menawarkan sertifikasi untuk Administration dan Maintenance antara lain Oracle, Microsoft, Cisco, CompTIA, Certified Internet Web Master (CIW), World Organization of Webmasters (WOW), dan Information Systems Audit and Control Association (ISACA).
Sertifikasi yang diberikan sebagai bentuk pengakuan profesionalitas di bidang Management dan Audit, antara lain :
- CISA (Certified Information Systems Auditor)
- CISM (Certified Information Security Manager)
- CISSP (Certified IS Security Professional)
- CIA (Certified Internal Auditor)
Salah satu institusi yang menawarkan sertifikasi untuk Management dan Audit yaitu Information Systems Audit and Control Association (ISACA).
ISACA berdiri secara formal sejak 1969. Pertama kali didirikan, ISACA merupakan asosiasi bagi para IS Auditor dengan fungsi sebagai sumber informasi dan pihak yang memberikan panduan-panduan praktik bagi IS Auditor. Namun, saat ini, keanggotaan ISACA telah mencapai 35,000 orang yang tersebar di 100 negara di seluruh dunia (di Indonesia terdapat 100 anggota). Keanggotaannya sendiri mencakup berbagai macam lingkup profesi, diantaranya IS Auditor, Konsultan, Akademisi, dan berbagai profesi lain yang terkait dengan TI. Keanekaragaman profesi ini, membuat para anggota dapat saling belajar dan bertukar pengalaman mengenai profesinya masing-masing. Sejak lama, hal ini telah dipandang sebagai salah satu kekuatan ISACA di samping memiliki chapter di 60 negara yang dapat memberi kesempatan kepada para anggotanya untuk saling berbagi pengalaman, praktik dan pengetahuan, dan dengan demikian dapat menjadi wadah memperluas networking bagi para anggotanya. Dalam tiga dekade terakhir, ISACA telah berkembang pesat. Hal ini ditandai dengan dijadikannya ISACA sebagai acuan praktik-praktik terbaik dalam hal audit, pengendalian dan keamanan sistem informasi oleh para profesional di seluruh dunia. Perkembangan ISACA ini juga ditandai dengan semakin meningkatnya jumlah anggota secara signifikan di beberapa negara.
sumber : https://arizkaseptiani.wordpress.com/2011/06/01/sertifikasi-administration-maintenancemanagement-dan-audit/
dan http://www.landasanteori.com/2015/07/pengertian-administrasi-fungsi-tujuan.html
About AdaNamanya
0 comments:
Post a Comment